Kısa bir süre önce hayatımıza giren KVKK kavramı, hayatımızın her anında karşımıza çıkıyor. Artık bir kişinin iletişim bilgisini farklı bir kişiden istediğinizde bile bu bilgiye erişemiyorsunuz çünkü izinsiz bilgi transferinin kanuni yükümlülükleri oldukça fazla. Bu noktada, gerek bireyler gerekse de firmalar kendi önlemlerini almaya başladı. Biz de Detaysoft olarak, SuccessFactors fonksiyonlarını kullanarak müşterilerimizin KVKK süreçlerini yönetmesine destek oluyoruz. Öncelikle KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) nedir , bunu çok kısa açıklayalım. KVKK, özel hayatın gizliliği başta olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak için düzenlenen esaslardır. Hem gerçek hem de tüzel kişiler için uygulanır. Kişisel verilerin işlenmesi için kişilerden açık rıza alınması gerekir, yani alınan rızanın kanıtlanabilir olması şartı söz konusudur.
KVKK’nın İK (insan kaynakları) süreçlerine etkisini birkaç örnekle açıklayabiliriz: İşe alım süreçlerinde kişisel verilerin korunması:İşe başvuru sürecinde kurumlar, adaylardan aldıkları verilerin toplanması, saklanması ve işlenmesi sürecini belirlenmiş prensiplere dayandırmalıdır. Bu veriler, adaydan onay alınmadan farklı kurum ya da kişilerle amaç dışında paylaşılmamalıdır. Çalışan bilgilerinin KVKK kapsamında yönetilmesi: Çalışanlara kendilerine ilişkin kayıtların tutulmakta olduğunun ve ne amaçla kullanılacağının bildirilmesi gerekir. Çalışanlara kendileriyle ilgili kayıtları periyodik olarak kontrol etme ve gerekirse yanlış bilgileri düzeltme olanağı tanınmalı; çalışanın bilgi talebi kanunda belirtilen süre içerisinde yanıtlanmalı, yanıtlamaması halinde red gerekçesi kişiye bildirilmelidir. Çalışanla bilgi paylaşımı yapılırken, olası diğer çalışan bilgilerinin de, talebi yapan çalışanın süreciyle ilintili olması halinde (tutanak vb. belgelendirme süreçlerinde bu tip örneklerle karşılaşılabilir), ilgili kişinin bilgilerinin gizlenmesi ya da ilgili kişiden onay alınması gerekir. Çalışanların bilgilerinin, başka kurum ya da kişilerle paylaşılması için çalışanların rızasının alınması gerekir.Ayrıca tüm bilgilerin belirli süreler sonrasında arşivlenmesi gerekir.
SuccessFactors, sisteme yılda 4 kez gelen güncellemelerinde, KVKK odaklı geliştirmelere de odaklanıyor. Özellikle, 2018’in birinci ve ikinci çeyreğindeki sistem güncellemelerinde, birçok İK süreç güncellemesi ve bunlara ek olarak KVKK süreçlerine ilişkin güncellemeler de sistemde oluşturulmaya ve geliştirilmeye devam ediyor. Bu gelişmelerle, SuccessFactors sisteminde, modüller bazında oluşturacağınız kurallarla verilerinizi, farklı bir programla entegre etmeye gerek duymadan yönetebilir, böylece bu alandaki operasyon yükü ya da farklı programlarla entegrasyon problemi gibi konulardaki problemleri yaşamaz, stratejik süreçlerinize odaklanabilirsiniz.Sistemde dilerseniz, geçmişe erişimi kısıtlamak için bilgiyi engelleyebilir, bazı durumlarda kullanılmak üzere belirli rollere erişim tanımlayabilir; veriyi maskeleyebilir (yıldızlı olarak gösterilecek şekilde düzenleyebilir, Örn : *********) ya da verilerinizi sistemden tamamen silebilirsiniz.SuccessFactors’daki KVKK çözümlerini ayrıntılı bir şekilde öğrenmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
