Daha önceki makalemizde genel hatlarıyla SuccessFactors uygulamasını ele almıştık. Bu yayınımızda ise bu çözümün modüllerini, bu modüllerin içeriğini ekran görüntülerini, kullanımı daha detaylı bir şekilde sizlerle paylaşacağım.
Farklı sektörlerdeki şirketlerin insan kaynakları süreçlerini yönetebilmelerinde yeni nesil çözümler sunan SAP Successfactors, kullanıcı dostu tasarımı ve sahip olduğu birçok özellik ile insan kaynakları uygulamaları içerisinde fark yaratırken; bulut tabanlı altyapısı sayesinde hızlı ve kolay ulaşılabilir olması, bakım maliyetlerinin diğer uygulamalara oranla uzun vadede çok daha düşük olması gibi birçok sebeple her geçen gün dünya çapında İK çözümleri alanında öncelikli tercih haline geliyor. Son dönemde de, Türkiye çapında gerçekleştirilen projelerin artışı ile birlikte, birçok şirket için kendi insan kaynakları süreçlerini yönetmede Successfactors büyük ilgi görüyor.
SuccessFactors sahip olduğu bulut altyapısı sayesinde, internete ulaşılan her noktada, web ya da mobil uygulama üzerinden kolayca ulaşılabilirken; personel ve özlük yönetimi, performans yönetimi, kariyer ve yetenek yönetimi, ücretlendirme, işe alım, oryantasyon ve eğitim süreçleri özelinde, şirketlere kendi süreçlerini oluşturmada ya da mevcut süreçlerini geliştirmede dünya genelinde trend olan çözümler sunuyor. SuccessFactors çözümleri yılda 4 kez yayınlanan yeni sürümler ile sürekli güncellenerek kendisini sürekli geliştiriyor.
Tüm bu süreçler için kendi içerisinde farklı modüllere ayrılmış olan Successfactors, müşterilerine çözüm aradıkları süreçleri ile ilgili istedikleri zaman istedikleri modülü kullanma imkanı veriyor. Aynı zamanda, bu modüller arasında süreçlerin bağlantılı olduğu noktalarda, standart entegrasyonlar ile modüllerin birbiriyle tek çatı altında konuşması sağlanıyor.
– Personel ve Özlük Yönetimi – Employee Central
– Performans Yönetimi – Performance & Goals
– Kariyer ve Yetenek Yönetimi – Succession and Career & Development
– Ücretlendirme – Compensation
– İşe Alım – Recruiting
– Oryantasyon – Onboarding
– Eğitim – Learning
Kasım 2016 itibariyle, dünya üzerinde 42 milyon kullanıcıya ve yalnızca Employee Central modülünü kullanan 2000, diğer modüller ile birlikte toplamda 5000 müşteriye sahip olan Successfactors, bu modüller içerisinde sunduğu önemli özellikler ile şirketlerin öncelikli tercihi olmasını sağlıyor.Şirketler, tercih ettikleri herhangi bir modülün içerisinde gelen ve standartta kullanmaya başlayacakları çalışan profili “People Profile” ekranı ile, çalışanlarının kişisel bilgileri ile birlikte geçmiş tecrübelerini, eğitim bilgilerini ve diğer niteliklerini içeren temel özlük bilgilerini tutabilirken, aynı zamanda çalışanın LinkedIn profilini de aynı ekran içerisinde gömülü olarak görebiliyor. Bu noktada Successfactors ile LinkedIn arasında standart profil entegrasyonu bulunuyor. Bu ekran içerisinde ayrıca, kullanılan modüle bağlı olarak çalışanın performans geçmişi, yetenek bilgileri, kariyer ve gelişim hedefleri ve personel – özlük yönetimi dahilindeki istenilen tüm bilgileri eklenebiliyor.
Kendi işgücü performansını yönetmek için sürekli bir yaklaşım içerisinde olan kurumlar, rekabete dayalı çevrelerde, sürekli devam eden değişikliklere daha kolay adapte olur ve sürdürülebilir büyümeyi elde ederler. Performance & Goals modülü, çalışan performansını sürecin merkezine koyuyor. Dolayısıyla çalışanlar her zaman, en iyi performanslarını sergilemelerinde ihtiyaçları olacak yönlendirmeye, geri bildirime ve tanınma sürecine sahip oluyor. Bu modülün içerisindeki kapsamlı içerik, şirketlere sürekli olarak geçmiş performansı ölçmeye yarayan ve gelecek performansa dair geliştirmeler yapan özgün bir performans yönetim süreci yaratma şansı veriyor.
Çalışanlar sistem içerisindeki hedef planı ekranlarında, dönem içerisinde kendilerine atanmış olan hedefleri görebilirken, içeriği hazır olarak gelen ya da şirketler tarafından ek olarak ilgili dönem için oluşturulan hedef kütüphanesi içerisinden, kendi departmanı ve iş tanımına uygun hedefleri seçebiliyor. Bu seçimi direkt olarak hedef kütüphanesine ulaşarak yapabildiği gibi, hedef sihirbazı yardımı ile belirli kriterlere uygun olarak oluşturabiliyor.
Aynı zamanda yöneticiler, çalışanlarıyla kendi hedeflerini ilişkilendirerek, ekip bazında hedeflerin ne şekilde ilerlediğini, sonucunda nasıl bir başarı yakalandığını takip edebiliyor. Performans dönemi sonucunda, şirketin en üst seviyesinden en alt seviyesine kadar ilişkilendirilmiş olan bir kurum hedefinin, “Hedef Gerçekleştirme Haritası” ile hangi noktada/seviyede ne şekilde başarı sağladığı görülebiliyor.
Çalışanlar, web uygulamasında olduğu gibi mobil uygulama üzerinden de, performans değerlendirme dönemi boyunca, hedeflerinin ne aşamada olduğu bilgisine rahatlıkla ulaşabilirken, yıl sonunda hedef gerçekleştirme oranlarını girerek ne derecede başarı sağladıklarını öğrenebiliyor. Bu sonuçlara bağlı olarak, yöneticiler, kendi çalışanlarının performans formları üzerinde, “Koçluk Asistanı” ile birlikte, yapılan değerlendirmelere göre gelecek dönem için en uygun tavsiyeleri çalışanlarına aktarabiliyor.
Yöneciler, kendi ekiplerinin performans değerlendirmelerini, tek bir ekran üzerinden toplu olarak takip ederken, aynı zamanda değerlendirmelerini yapıp, gerekli gördüğü durumlarda çalışanı ile birlikte çalışmış olan kişi ya da ekiplere, ilgili çalışanı için geri bildirim talebinde bulunabiliyor. Bu noktada yöneticiler, bağlı çalışanları üzerinde değerlendirmesini tamamlamadan, birlikte çalıştıkları kişi ya da ekiplerin fikirlerini alarak da çalışanı üzerinde nihai sonuca ulaşabiliyor. Çalışanları üzerinden bu değerlendirmeleri yapan yöneticiler, aynı zamanda tek bir ekrandan değerlendirme yaptığı kriter bazında ya da genel puan bazında gelen sıralamaya göre, hangi çalışanının en iyi sonuca ulaştığını görebiliyor.
Performans sonuçlarına göre, şirketlerin öncesinde belirlemiş oldukları dağılıma doğru şekilde oturmayan ya da çoğunlukla belli bir yönde değerlendirilmiş olan çalışanlar için, “Kalibrasyon” adımı ile birlikte, belirlenen en uygun dağılımda performans sonuçları elde ediliyor. Burada, tek bir ekran üzerinden, ekip bazlı, departman bazlı ya da şirket genelinde, değerlendirme skalasına göre dağılmış olan kutular içerisinden, çalışanların değerlendirmeleri sürükle-bırak fonksiyonuyla kolaylıkla kalibre edilebiliyor. Bu kalibrasyon işlemleri yalnızca performans sonucuna göre olabileceği gibi, birçok verinin (performanceXpotential, payXperformance, objectiveXcompetencies gibi) yer aldığı 9-box matrisleri üzerinden de gerçekleştirilebiliyor.
Succession and Career & Development modülü ile hem bugünün iş hedeflerini gerçekleştirmek hem de gelecekteki büyümeyi desteklemek için şirket içindeki yeteneklerin belirlenmesi ve geliştirilmesi sağlanıyor. Bu modül sayesinde; kurumlar iş ve organizasyon ihtiyaçlarını çıkarıp buna bağlı olarak organizasyonun en küçük birimine kadar stratejik yedekleme planı ve gelişim planı oluşturabiliyorlar.
– Mevcut ve potansiyel yetenek boşlukları belirlenip, elenerek; işin ilerleyişinin bozulma riski azaltılıyor.
– Şirket genelinde kritik rolleri doldurmak için iç yetenekler geliştiriliyor.
– Analiz gücü sayesinde, organizasyonun yetenek arz ve talebi en doğru şekilde takip ediliyor.
– Yedekleme planlarının etkinliği ve organizasyona etkisi ölçülerek, özel raporlar ve gösterge tabloları ile incelenebiliyor.
– Çalışanları tam potansiyeline eriştirmek, kariyer hedeflerine ulaştırmak ve öğrenmelerini hızlandırmak için gelişim planları oluşturuluyor.
– Mentorlük süreci ile çalışanların gelişimleri doğrultusunda doğru adımların atılması sağlanıyor.
Learning modülü, organizasyonlarda öğrenme kültürünü aşılamayı zorunlu kılarak, yetenekleri ve liderlik özelliklerini geliştirerek, risklere boyun eğmeyi azaltıyor, insanlarla daha etkili bir şekilde iletişim kurmayı sağlıyor.
Oluşturulan eğitim katalogları ile, çalışanlar kendileri için uygun eğitimler seçerek, gelişimlerini tamamlamayı amaçlarken, aynı şekilde yöneticileri tarafından yaratılan gelişim hedeflerine bağlı olarak eğitimler alabiliyorlar. Bu eğitimler online eğitimler olabileceği gibi, sistem içerisinde kullanıcılara sınıf içi eğitimler atanabiliyor. Bu eğitimlerin takibi anlık olarak yapılabilirken, eğitimlerin sonucunda detaylı eğitim raporları da yöneticiler ve İK için hem gösterge tabloları üzerinden hem de özel raporlar ile alınabiliyor.
Recruiting modülü ile, bütçeli taleplerin oluşturulması sürecinden, taleplerin değerlendirilip onaylanması, ilanların yaratılması, başvuru alımı, aday değerlendirme süreçlerinin oluşturulmasına kadar tüm işe alım sürecini kapsayan çözümler sunuluyor. Ayrıca, adayların sisteme üye olup ilanları görüntüleyebildiği, başvurularını direkt olarak ya da Linkedin profilleri üzerinden yapabildikleri, başvurduğu pozisyonları takip edebildikleri “Successfactors Kariyer Sayfası” şirketlere özel tasarlanabiliyor. Çalışan profili içerisinde sağlanan LinkedIn profil entegrasyonu, aynı şekilde işe alım modülü içerisinde aday profili ile de sağlanıyor.
Yedekleme süreçlerini yönetebileceğiniz Succession and Career & Development modülü üzerinden de Recruiting modülü entegre çalışabiliyor. Yedekleme ekranlarında mevcut pozisyon ya da yeni yaratılmış bir pozisyon içerisinden iç ve dış adayların aranması için talep oluşturulabiliyor.
Bu modüle eklenebilen Marketing özelliği ile, farklı kaynaklardan ilanlar oluşturulabiliyor ve adayların bu kaynaklar üzerinden başvuru yapabilmeleri sağlanabiliyor. Bunun sonucunda, hangi kaynaklar üzerinden dönem bazlı başvuruların alındığı raporlanabiliyor, başvuru oranları ve bu kaynaklar üzerindeki ziyaretçi sayısı alınabiliyor.
Başvurular sonucunda, adaylar üzerinde görüşmeci atanabiliyor ve görüşmecilerin kendi Outlook planları üzerinden uygun zamanları alınarak, onayları alınabiliyor. Sonrasında, görüşmeci tarafından adayın takibi ve değerlendirmesinin yapılması bekleniyor. Görüşmeciler, bu değerlendirmeleri mobil uygulama üzerinden de rahatlıkla gerçekleştirebiliyor.
Değerlendirme sonucunda görüşmeci ve işe alım yetkilisi, adayların belirlenen kriterlere göre aldığı genel sonuçları, en yüksek sonuçtan en düşük sonucu alan adaya kadar sıralayarak görebilir, ayrıca bu sıralamayı genelden belirli kriterlere indirgeyerek de gerçekleştirebilir.
Değerlendirmelerden önce ve sonra adayın tüm başvuru süreçleri içerisinde istenilen adımlarda, ilgili sorumlulara ve adaylara hem sms hem de mail yoluyla bilgilendirme yapılabiliyor. Böylelikle tüm sorumlular, mevcut görevleri ile ilgili takibi anlık olarak gerçekleştirmiş oluyor. Sonrasında işe alımı yapılan adayla ilgili olarak, Onboarding modülü ile birlikte, adayın son evrak işlerinin takip edildiği ve adaya verilecek oryantasyon hakkında içerikler oluşturulabiliyor. Bu modül ile birlikte, adaylar hem mobil uygulama ile hem de web üzerinden işe başlayacakları şirketle ilgili temel bilgilere ulaşabilirken, oryantasyon süreci içerisinde ne gibi eğitimleri alacakları ya da ne gibi içeriklere ulaşmaları gerektiği hakkında bilgilendiriliyor. Bu ekranlar üzerinden yeni çalışana, görevi ile ilgili bilgi ya da öneri alması için kimler ile iletişim kurabilecekleri bilgisi, iş arkadaşlarının kim olduğu ile ilgili ayrıntılılar, alacağı yan haklar ile ilgili hangi departman ve kişiler ile görüşebileceği bilgisi de verilebiliyor.
Bu özellikler ve daha fazlasını içerisinde barındıran, bulut tabanlı ve hiçbir donanım maliyeti gerektirmeyen, hem web hem de mobil uygulama üzerinden hizmet sunan Successfactors ile karmaşık insan kaynakları süreçleri, tek çatı altında kullanıcı dostu arayüzler üzerinden basitleştirilerek, şirketlerin minimum zamanda maksimum verimi almaları ve istedikleri sonuçları elde etmeleri sağlanıyor.Detaysoft olarak SuccessFactors alanında yaklaşık 30 şirkette tamamladığımız proje ile bu alanda Türkiye’de açık ara pazar payına sahip olmanın yanı sıra danışman kadromuzun kalitesi ile insan kaynakları süreçlerinize değer katıyoruz. Bu alanda daha detaylı bilgi almak için info@detaysoft.com üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
