Günümüzde bütçe planlama kültürü, şirketlerin risk faktörlerini öngörmesine ve ortadan kaldırmasına, stratejik performans hedeflerine ulaşmasına ve finansal açıdan büyümesine rehberlik ediyor. Bütçe planlama tarafında SAP BPC (Business Planning and Consolidation) ürününün şirketlerin ERP süreçlerine entegre olarak hem teknik hem süreç anlamında nasıl iyileştirmeler sağladığıyla ilgili daha önce yayınladığımız “SAP BPC Nedir, Ne İşe Yarar?” yazımızda sizlerle paylaşmıştık. Sistem üzerinde yapılan bütçe çalışmaları sonrasında otomatik olarak oluşan bütçe-fiili karşılaştırmalı raporların analizi kolayca yapılabilir. Burada alınacak aksiyonlar ise devam eden aylar için geçerli olacaktır.SAP PSM – FM (Funds Management – Fon Yönetimi) modülü, şirket içinde gelir ve giderleri planlanan bütçe rakamlarından alarak bütçe yönetimi ve sorumluluk alanları bazında takip imkanı sağlar. Aynı zamanda bütçe aşımlarının henüz harcama aşamasındayken önüne geçilmesi hedeflenir. Bu kontrol ve takip süreçlerinde PSM-FM Modülü hesap tayin öğeleri kullanır. Proje kavramsalı sırasında şirketinizin ihtiyacına bağlı olarak hangi hesap tayin öğelerini kullanacağınız belirlenir. Bunlardan en yaygın olarak kullanılanları mali merkez ve mali kalemdir.Mali merkezler departman, proje, sorumluluk alanları gibi organizasyonel birimleri temsil eder.Mali kalemler ise gelir ve gider yapılarının gerektiğinde bir hiyerarşi altında gösterildiği ve fonksiyonel olarak ayrıştırıldığı birimleri temsil eder. Bu birimler de nakit akışını etkileyen gelir ve gider kalemlerinin bütçe paylarını içeriğe göre ayırmaya yardımcı olur.
FM modülü; Finansal Muhasebe (FI), Maliyet Muhasebesi (CO), Satın Alma (MM) ve Satış & Dağıtım (SD) modülleriyle doğal entegre yapısı ile iş süreçlerinize kontrol kolaylığı sağlar. Stok satın alımı, yatırım kalemlerinin alımı, masraf satın almaları gibi bütçelenen her türlü işlem operasyonel süreçteki adımlara temel oluşturabilmektedir. Fiili değerler ile bütçe değerleri karşılaştırılabilmekte ve kullanılabilirlik kontrolü aktif olarak uygulanabilmektedir. Kullanılabilirlik kontrolü bütçe değerleriyle yapılan işlemi karşılaştırmakta ve aşım durumunda işlemi durdurabilmekte; bilgi, uyarı, hata mesajı verebilmekte veya konu ile ilgili olarak ilgili departmana “aşım bilgisi” maili atabilmektedir. Proje sırasında oluşturulacak kurgu ile yetki-onay mekanizması tasarlanarak bütçe aşımlarında yönetici onayı talebi veya bütçe aşımının oranına göre revize bütçe talebi süreci sistem üzerinde otomatik olarak ilerlemektedir.FM modülünün kullanıma alınmasıyla birlikte Kar Merkezi-Departman, Gider çeşidi, PYP (Proje Yapı Planı) öğesi, proje ve iç sipariş gibi detaylarda harcama kontrolü ve yönetimi yapılabilmektedir. Burada BPC süreçleri içerisinde yetkilendirme ile departman sorumlularının yaptıkları gider planlamalarının sorumluluğunun operasyonel iş akışında yine kullanıcılar tarafından taşındığı bir kültürden bahsediyoruz. Diğer yandan mali merkezler arası bütçe aktarımı, bütçe iadesi ve ek bütçe talebi gibi adımlar da sistem üzerinden yürütülebilmektedir.Son olarak, toplam bütçe ve kullanılabilir bütçeye ilişkin raporlama hem FM modülündeki standart raporlar üzerinden hem de BW (Veri Ambarı) sistemine aktarılarak farklı raporlama ürünleri üzerinden istenen formatta yapılabilmektedir.Özetle FM modülünün hem BPC hem de diğer operasyonel modüllerle konuşabilen yapısı ve hızlı uyarlama süresiyle bütçe kontrol ve yönetimi özelinde pratik ve uygulanabilir bir alternatif olarak yerini aldığını söyleyebiliriz. Ürünün yetenekleri, proje uygulama süreçleri ve entegrasyon noktasında daha detaylı bilgi ve aklınıza gelen sorular için iletisim@detaysoft.com üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
