İş dünyasında artan rekabet, ekonomik parametreler ve diğer etkenler şirketler açısından bütçeleme ve uzun dönemli planlamaları her zamankinden daha önemli bir noktaya taşıdı. Üretim, hizmet ve finans gibi birçok sektörde faaliyet gösteren şirketlerin bütçe süreçleri nispeten daha temel varsayımlarla tasarlanıp planlanabilmektedir. Bununla beraber proje bazlı çalışıp uzun vadeli iş yapma modeli olan şirketler açısından bütçeleme ve simülasyon süreçleri çok daha karmaşık yapıdadır. Proje bazlı bütçe çalışmalarında sözleşme-şartname bilgileri ve bu bilgilerin bütçe dönemleri üzerindeki etkileri çok detaylı ve titiz bir çalışma sonucunda bütçelenebilmektedir. Detaysoft Bütçe ve Analitik ekibi olarak proje bazlı çalışan birçok şirketin bütçe süreçlerini SAP BPC platformuna başarılı bir şekilde taşımayı başardık. Bu projelerin başarılı olmasındaki en büyük etken doğru bir tasarım ve esnek şekilde tasarlanan bütçe kurgularının uygulanmasıydı. Proje bütçesi yapılırken aşağıdaki 4 önemli süreç doğru tasarlanmalı ve entegre edilmelidir:
• Fiili gerçekleşen verinin bütçe entegrasyonu
• Devlet mevzuatına uygun olarak hem yasal hem de UMS standartlarına uyumlu hesaplama ve planlama altyapısı
• Bütçe dönemlerinde gerçekleşmesi muhtemel olan projelerin planlanması
• Proje kapanış işlemlerinin bütçe sisteminde doğru şekilde tasarlanması
Fiilide gerçekleşen kayıtların eksiksiz olarak SAP BPC sistemine transfer edilmesi gerekmektedir (SAP BPC hakkında detaylı bilgiye “SAP BPC Nedir?” makalesinden ulaşabilirsiniz). Faturaya dönüşmemiş teslimat faturaları, satın alma talep ve siparişleri, stok ve wip stok, gerçekleşen avanslar, bütçe dönemine kadar birikmiş gelir ve maliyet gibi veriler BPC’ye transfer edilmelidir. Bu verilerin hem yeni veri planlamalarına hem de hesaplamalara etkisi olmaktadır. Proje bütçesinde önemli bir detay da veri transferleri gerçekleşirken sistem performansının verimliliği için veri özetlemesine gidilmesi noktasıdır. Bu özetlemeyi yaparken aynı zamanda sistemden sağlıklı çıktılar elde edebilecek kadar da detaylı tasarıma gidilmelidir.VUK ve UFRS defterlerin mevzuatı proje bütçesinde önemli farklılıklar göstermektedir. Özellikle UMS11 kapsamında olan projelerin SMM ve gelir hesaplaması önemli değişiklikler içermektedir. UMS 11 maliyetinin doğru olarak hesaplanabilmesi için proje, malzeme detayında ve stok etkisi de göz önünde bulundurularak maliyet sürecini yürütmek gerekmektedir. Maliyet hesaplamaları yapılırken yine projeler ve üretim yerleri arası stok nakil ve transfer işlemlerinin UMS 11 mevzuatına uygun olarak yapılması gerekmektedir. UMS 11 mevzuatı; avans hesapları, cari hesaplar ve stok hesaplarındaki bakiyeleri değiştirmektedir. Vuk ve Ums defterlerinde proje kapanış işlemlerine kadar birbirinden bağımsız olarak oluşturulan kayıtlar proje kapanış dönemi veya garanti başlangıç döneminde eşitlenmektedir. Kapanış işlemlerinin doğru bir şekilde yapılabilmesi için proje ömrü boyunca her iki defter için oluşturulmuş tüm tutarların karşılaştırılması ve denkleştirilmesi gerekmektedir. Bütçe döneminde olası muhtemel projeler için sözleşme bilgilerinin BPC’de tasarlanması gerekir. Aynı zamanda bu sözleşme bilgilerinin mevcut projeler için yapılan tüm hesaplamalara da dahil edilmesi gerekmektedir. Proje bütçesi çalışmaları esnasında oluşan veri doğru bir şekilde oluşturulduğu sürece ERP’de bulunan proje modülleri için baz veri teşkil edebilmektedir. Bu yüzden SAP PS, Oracle Project Planning ve MS Project gibi modüllerden veri transfer edip BPC’de işlerken aynı zamanda bütçe verilerini ERP’ye uygun formatta yükleyip daha doğru proje planları oluşmasını sağlamaktayız. Bütçe projelerimizde en önemli hedefimiz bütçenin önemli tüm göstergelerini eksiksiz olarak tamamlamak ve her açıdan doğrulanmış sonuçları oluşturmaktır. Bundan ötürü tüm projelerimizde bilanço, gelir tablosu, ürün/müşteri karlılığı gibi temel ve nihai raporları oluşturmaktayız. Bütçe-fiili karşılaştırmalı raporlamayı her detayda tasarlamakta ve sene içinde kurum hedef takibini sağlamaktayız. Bütçe projelerinde yine önemli bir gösterge olan ödenek kontrol altyapısını oluşturup fiilide gerçekleşen harcamaların bütçe uyumunu raporlamakta ve denetim altında tutmaktayız. Proje Bazlı Bütçeleme ve SAP BPC uygulamasının yetenekleri ile ilgili detaylı bilgi ve aklınıza gelen sorular için iletisim@detaysoft.com üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
