E-Arşiv Nedir?
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ’inde belirtildiği üzere E-arşiv, elektronik ortamda oluşturulan faturanın kağıt veya elektronik ortamda alıcıya gönderilmesi, ikinci kopyasının da düzenleyen tarafından muhafaza edilmesini kapsar. E-arşiv uygulaması E-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara elektronik ortamda oluşturulan faturanın yine alıcının talebi doğrultusunda elektronik yollarla veya bu faturanın çıktısının alınarak iletilmesini sağlayan bir E-dönüşüm platformudur.E-arşiv uygulaması E-fatura sistemi ile bütünleşik çalıştığından dolayı E-arşiv uygulamasından yararlanacak mükelleflerin E-fatura sistemine kayıtlı olması gerekmektedir. E-arşiv uygulaması iki türlü uyarlanabilir. Sistemi kullanmaya hak kazanmış mükellefler dilerlerse kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden, dilerlerse bir özel entegratör aracılığı ile bu sisteme dahil olabilirler.Oluşturulan faturanın E-arşiv kapsamında oluşturulduğunun anlaşılması için fatura üzerine “E-arşiv izni kapsamında elektonik ortamda iletilmiştir” ifadesinin yer alması gerekir.İnternet üzerinden yapılan satışlarda E-arşiv faturasının üzerinde “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” İfadesinin yer alması zorunludur. Ayrıca E-arşiv faturası mal teslimi sırasında düzenleniyorsa irsaliye yerine geçebilir. Bunun için faturanın üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması gereklidir.E-fatura sistemine kayıtlı mükelleflerin bilgi işlem sistemleri üzerinden E-arşiv uygulamasını kullanabilmeleri için Gelirler İdaresinin istediği sertifikasyonları tamamlamaları gerekmektedir. Bu sertifikasyonları tamamlayan mükellefler e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak Gelirler İdaresi Başkanlığı’na başvuru yaparlar.Uygulamayı bir özel entegratör aracılığı ile kullanacak olan E-fatura kullanıcılarının ise doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, uygulamayı kullanan mükelleflerin oluşturulan E-arşiv faturalarını nerede saklayacakları kendi tercihleridir. Dilerlerse veri saklama hizmeti aldıkları bir şirket üzerinde, dilerlerse kendi bünyelerinde bu faturaları GIB’in belirlediği zaman zarfı kriteri doğrultusunda saklayabilirler.
Neden E-Arşiv Kullanılmalıdır?
E-arşiv sistemi E-fatura sistemini tamamlayıcı bir konumdadır. E-fatura sistemi içinde gömülü olan bir E-arşiv sistemi hızlı ve efektif işleyen faturalaşma süreçlerine E-arşiv faturalarını da dahil ederek, aynı verimliliği kapsamı daha geniş bir platform üzerinde minimum iş yükü ile realize edebilir. Böylece kullanıcılar süreçlerini Gelirler İdaresi’nin oluşturduğu mevzuat doğrultusunda düzenleyebilecekleri gibi operasyonel açıdan da faturaların oluşturulması, gönderimi, listelenmesi, düzeltilmesi veya iptali gibi işlemlerde kullanılan E-arşiv çözümünün sağladığı; E-arşiv faturasının cari üzerinden otomatik olarak oluşması, 7 iş günü kontrolü, otomatik ters kayıt ve onay bildirimi gibi akıllı algoritmalar ile verimliliği yüksek bir platform elde edebileceklerdir.E-dönüşüm çerçevesinde kapsam devamlı genişlemektedir. 2016 yılı içerisinde E-fatura ve E-defter sistemine 50.000 kullanıcının dahil olması beklenmektedir. Bu da yıllık yaklaşık 1,2 milyar E-fatura öngörüsü anlamına geliyor. Bu kapsamda bakıldığında E-dönüşüm kapsamı içinde yer alan firmaların müşterileri karşısında hızlı aksiyon alabilmesi ve bu hızlı gelişime ayak uydurabilmesi için E-dönüşüm servislerini doğru uyarlamalarla ERP sistemleri ile konuşturmaları gerekmektedir. Buna örnek olarak E-fatura olarak gelen bir faturanın ERP içerisinde bu sistem üzerinden muhasebeleşmesini gösterebiliriz. Buna ek olarak, satış tarafından kesilen bir faturanın müşteriye bakılarak E-arşiv faturası şeklinde kesilmesi gerektiğinin sistem tarafından bilinmesi ve tanımlı e-maile E-arşiv faturasının gönderilmesi yine başka bir örnek olabilir. Belirlenen sürecin mobil platformlarda çalışabilmesi ise iş hayatındaki hızlı geri bildirimler dolayısı ile artık vazgeçilmez bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır.
Kimler E-Arşiv Kullanmalıdır?
E-arşiv sisteminden bugün itibarı ile sadece E-faturaya kayıtlı mükellefler faydalanabilmektedir. Bu sistemi kullanan mükellefler E-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan herkese elektronik ortamda fatura oluşturup gönderebilir.
E-Arşiv Yasal Olarak Zorunlu Mudur?
E-arşiv sistemine geçiş için internet üzerinden satış yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler dışında bir zorunluluk bulunmamaktadır. Zorunluluk kapsamında kalan mükellefler en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.Bununla birlikte yukarıda saydığımız tüm nedenlerden dolayı E-arşiv sistemine geçiş E-fatura kullanıcılarına büyük avantajlar sağlayacaktır.
E-Arşiv Hangi Faydaları Sağlıyor?
Detaysoft E-arşiv çözümü özelinde değerlendirdiğimizde, E-arşiv sisteminin yukarıda bahsettiğimiz gibi E-fatura sistemi ile bütünleşik olarak çalışması ve SAP platformu ile fatura kesimi ile başlayan süreçten itibaren o faturanın gönderimi ve raporlanmasına kadar olan sürece kadar sistemin kontrol mekanizmalarının işlemesi ve kullanıcıyı minimum hataya yer verecek şekilde yönlendirmesi hem veri tutarlılığını sağlamaktadır hem de kaynakların optimal kullanımına olanak verecektir.
