Süreç şablonları talep veya tedarik planının oluşturulmasına ve sonuçlandırılmasına amacıyla oluşturulan bir süreçler grubunu içermektedir. Süreç yönetimi, planlama süreçlerini tanımlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olur. Ayrıca, süreçte yer alan kişiler arasında işbirliği ve manuel görevleri azaltmaya yardımcı olmak için otomasyon özellikleri sunar. Süreç içerisindeki olayların her biri süreç içindeki bir aşamayı temsil eder ve kendi bireysel sürelerine sahiptir. Her aşamaya katılan insanlar farklı fonksiyonel gruplardan gelmektedir. Ayrıca, her bir aşamada gerçekleştirilmesi gereken farklı bir dizi etkinlik bulunmaktadır. Bir süreç aşaması tamamlanmadan ve bir sonraki aşamaya başlanmadan önce yerine getirilmesi gereken farklı ihtiyaçlar vardır.
Planlama süreçleri genellikle yinelenen döngülerde tekrarlanır. Planlama döngüsünü tekrarlamak istediğiniz her defasında sıfırdan yeni bir süreç ayarlamanız gerektiğinden, öncesinde bir şablon oluşturabilirsiniz. Bu şablonda, şirketinizin planlama sürecini ve bunun tüm önemli yönlerini tanımlayabilirsiniz. İlk olarak, süreç adımlarıyla temsil edilen ve sürecin yapısını yürüten bireysel süreç aşamalarını modellersiniz.
Bu süreç adımlarının her biri için süresini, katılan katılımcıları ve gerçekleştirmeleri gereken görevleri tanımlayabilirsiniz. İsteğe bağlı olarak, işleminiz için adım bağımlılıkları ve otomasyon ayarlarını da yapılandırabilir ve sisteminiz SAP Jam’e bağlıysa, işbirliği için bir SAP Jam grubu da ekleyebilirsiniz. Şablonunuzu oluşturduktan sonra, her yinelenen dönem için bu şablonu yeniden kullanabilir ve bundan yeni bir süreç oluşturabilirsiniz.
Sorumlular: Süreç adımı sorumlusu süreç adımını başlatmak, bitirmek ve tamamlandı olarak belirlemekten sorumludur.
Katılımcı grubu: Süreç yönetiminde, katılımcı gurubu; kullanıcı grupları uygulamasında belirlediğiniz bir kullanıcı grubudur. Katılımcıları gruplar halinde organize etmek süreci kurmayı ve görevleri organize etmeyi sağlar. Her süreç adımı için adıma dahil olacak bir veya daha fazla grup seçebilirsiniz.
Göreli başlangıç günü: Süreç başlangıcı sonrasındaki gün sayısını girersiniz. Örneğin 0 girerseniz süreç adımınız süreç başladığında başlar, 2 girerseniz süreç adımı süreç başladıktan 2 gün sonra başlar.
Göreli bitiş günü: Burada gösterilen sayı, adımın göreli başlangıç tarihi ve süresi temelinde hesaplanır. Örneğin göreli başlangıç günü için 4 ve süre için 3 girerseniz bu alan 6’yı gösterir, bu; sürecin 6. günü bittiğinde süreç adımının biteceği anlamına gelir.
Adım ayarları: Süreç adımı sorumlunuzu, süreç adımlarını manüel başlatma ve bitirme işleminden kurtarmak için süreç adımlarını otomatikleştirebilirsiniz. Bunu yapmak için otomatik adım başlangıcı ve bitişi için koşullar belirlemelisiniz. Adım başlangıcı veya bitişinde otomatik olarak uygulama işi tetiklenmesi gerekip gerekmeyeceğine de karar verebilirsiniz. Bu ayarların her biri adım başlangıcı ve bitişi için bağımsız olarak konfigüre edilebilir.
Otomatik başlangıç adımı: Adımınızın otomatik başlangıcının başlangıç tarihi, uygulama işinin tamamlanması veya önceki adımın tamamlanmasına bağlı olması gerektiğini seçebilirsiniz. Özel’e tıklarsanız aynı zamanda bu koşulları birleştirebilirsiniz.
Otomatik bitiş adımı: Adımınızın otomatik bitişinin bitiş tarihi, görevlerin tamamlanması veya uygulama işi tamamlanmasına bağlı olması gerektiğini seçebilirsiniz. Özele tıklarsanız aynı zamanda bu koşulları birleştirebilirsiniz.
Başlangıç işi şablonu: Burada uygulama işi şablonu tayin ettiğinizde süreç adımı başlatıldıktan sonra sistem otomatik olarak bu şablon temelinde uygulama işi tetikler. Yalnız erişiminiz olan uygulama işi şablonları tayin edebilirsiniz.
Bitiş işi şablonu: Burada uygulama işi şablonu tayin ettiğinizde süreç adımı bittikten sonra sistem otomatik olarak bu şablon temelinde uygulama işi tetikler. Yalnız erişiminiz olan uygulama işi şablonları tayin edebilirsiniz.
Bu süreçlerin farklı şirketler için farklı isimlere ve ayrıntı düzeylerine sahip olmasına rağmen, çoğu şirket süreçleri şu şekilde temsil eder: ABC/XYZ segmentasyonu, geçmiş verileri inceleme ve düzeltme, istatistiksel tahmin yürütme ve final talep planı oluşturmadır.
Süreç Şablonu Yönet
İlerlemeyi izlemenin temel yolu, bireysel süreç adımlarının durumunu takip etmektir. Bir işlem adımının başlatılıp başlatılmadığını, devam edip etmediğini veya tamamlandığını gösteren sürecin bir görünümünü sağlar.
Farklı uygulamaları kullanarak manuel olarak bir işlem adımı başlatabilirsiniz. Süreçleri Yönet uygulamasından bir işlem adımı başlatabilir veya Gösterge Tabloları – Gelişmiş uygulama kullanıyorsanız, gösterge tablonuzdaki işlem grafiğinden başlayabilirsiniz.
Bir işlem adımı başlatılmadan veya tamamlanmadan önce yerine getirilmesi gereken farklı ihtiyaçlar olabilir. Örneğin,final talep planı oluşturma süreç adımı, yalnızca önceki tüm işlem adımları tamamlandıktan sonra başlayabilir. Ayrıca, bir talep aşamasının oluşturulmasında, istatistiksel talep planlama adımının sona ermesi üzerine kopya operatörünün çalıştırılması gibi bir işlem adımının başlangıcında veya sonunda belirli işleri çalıştırmak gerekebilir. Tüm bunların süreç adımlarından sorumlu kişiler tarafından koordine edilmesi gerekir.
Otomasyon özelliği, bu kişileri süreç adımlarını yönetmede destekler ve gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları manuel görevleri azaltır: Örneğin, belirli bir koşul yerine getirildiğinde otomatik olarak başlatılacak veya tamamlanacak işlem adımlarını yapılandırabilirsiniz. Benzer şekilde, bir işlem adımı başlatıldıktan veya tamamlandıktan sonra otomatik olarak çalışmak için uygulama işlerini seçebilirsiniz.
SAP IBP’nin birçok ürünü hakkında bilgi ve yardım almak isterseniz bize ulaşın. İletişim için: info@scmplus.com.tr
